Quels sont les équipements d’archivage indispensables ?

Par-dessus la coordination des documents à conserver, l’archivage présente plus d’avantages considérables. En effet, pour une entreprise, cela permet d’abord de respecter son engagement dans la charte d’archivage, notamment, la durée de conservation des documents. D’autre part, l’archivage de document assure également l’organisation physique des documents. Par extension, cela garantit la facilité d’identification, d'accès, ou leur discernement. Ainsi, pour profiter de tous ces avantages, il faut se munir de tous les équipements d’archivage nécessaires.

Équipements de base pour un archivage interne

Pour garantir une meilleure conservation des documents, il faut se munir de certains outils indispensables. Il est forcément évident que les armoires de classement, les classeurs et les pochettes sont les équipements d’archivage de base. Avec eux s’ajoutent les différents outils de marquage comme les feutres ou marqueur pour noter les numéros de dossier sur chaque classeur et sur les armoires. Toutefois, il est difficile de déterminer à l’avance le nombre exact de ces matériels nécessaires pour assurer l’archivage. En fait, cela dépend du nombre de documents concernés par le classement.

Les documents physiques indispensables pour l’archivage

Outre les équipements d’archivage de base, de nombreux documents sont aussi indispensables. En effet, avant de passer à l’archivage en question, il faut un dossier contenant les procédures d’élimination, de versement et de communication interne. L’élimination pour séparer les dossiers à classer et les dossiers à détruire. Le versement consiste à avoir une note administrative indiquant que les documents sont déplacés du service qui les a rassemblé vers le service des archives. Quant à la communication, la procédure exige que chaque service soit informé de l’archivage, et des documents qui le composent. Outre ces procédures, il faut également un calendrier de conservation indiquant, pour chaque document, les délais d’utilité, les procédés de tri à appliquer et les délais de versement. Par ailleurs, il faut aussi avoir un document indiquant le plan d’archivage, ainsi que des fiches pratiques pour faciliter le classement. Enfin, un instrument de recherche est nécessaire pour faciliter l’accès aux documents. Cela peut être un outil papier ou numérique.

Les équipements pour l’archivage électronique

À part les équipements d’archivage physique, on peut aussi envisager d’acquérir un système d’archivage électronique pour assurer la conservation des documents. De plus, la présence de l’un n’empêche pas l’existence de l’autre. Pour ce faire, il faut un matériel et un logiciel informatique pour mettre en place la conservation numérique. Ainsi, beaucoup de tests sont nécessaires pour étudier la faisabilité du système. On appelle cette étape, l’installation d’un système pilote. Avec cela s’ajoute un cahier des charges du système d’archivage électronique. À noter que plusieurs étapes sont indispensables avant l’acquisition de ces équipements.